Politiques de congés
Gestion des congés : report, expiration et soldes que chacun peut vérifier
Une politique de congés par terme de contrat, le report sur le cycle suivant, une date d’expiration pour chaque attribution : Momentum tient les soldes de congés de toutes vos équipes, médecins, soignants, manipulateurs et secrétaires, et relie chaque demande au planning.
Pourquoi les soldes de congés se discutent
« Il me reste combien de jours, et jusqu’à quand ? » Dans beaucoup de services, la réponse se trouve dans un tableur que seul le cadre ou le secrétariat sait lire. Les droits changent d’un contrat à l’autre, le reliquat de l’an dernier se reporte au cas par cas, et plus personne ne sait à quelle date il tombe. Et quand une demande est acceptée en pleine campagne de congés d’été, rien ne garantit que la personne n’avait pas déjà une affectation ce jour-là.
des droits différents selon le contrat : congés annuels, maladie, ancienneté
un reliquat reporté à la main, sans date d’expiration écrite nulle part
un solde que chacun ne connaît qu’en le demandant
des congés accordés sur des jours où la personne a déjà une affectation
Réponse Momentum
Ce que les cadres, les RH et les équipes y gagnent
une politique de congés par motif, rattachée au terme de contrat de chacun
le report des congés et leur expiration fixés une fois, dans la règle
l’historique et la projection de chaque solde sur une seule page
des demandes approuvées sans affectation en conflit oubliée au planning
« Le produit a très bien évolué en peu de temps : le pointage, la gestion des congés, en plus de la génération automatique et optimisée des plannings. Momentum s’adapte vraiment à notre organisation et c’est un vrai point fort de la solution. »
Les droits : une politique de congés par terme de contrat
Dans Momentum, chaque motif d’absence est un rôle de congés, décompté en jours ou en heures : congés annuels, maladie, jours d’ancienneté, formation, récupération. Les règles d’acquisition sont réunies dans des politiques de congés, au lieu d’être uniquement annuelles. Un même terme de contrat peut porter plusieurs politiques, car les congés annuels, la maladie et l’ancienneté ne suivent pas la même règle.
Médecins, infirmiers, manipulateurs, secrétaires : chacun reçoit les droits de son contrat, sans tableur à part. Les acquisitions annuelles existantes migrent vers une politique par terme de contrat. Les politiques de congés sont activées avec votre référent BioSked.
Le report des congés et leur expiration, fixés dans la règle
En fin de cycle, chaque règle dit ce qui passe sur le cycle suivant : rien, tout, ou jusqu’à un plafond. Elle dit aussi quand les congés expirent : un nombre de jours, de semaines, de mois ou d’années après leur attribution, ou jamais. Chaque attribution expire à sa propre date.
Pendant la saisie d’une règle, l’éditeur de politiques montre l’effet du montant, du plafond de report et de l’expiration sur un membre du personnel fictif. Vous voyez l’effet d’un plafond avant d’enregistrer la règle. Le report et l’expiration sont activés avec votre référent BioSked.
Le solde de congés, là où l’on décide
Un chiffre seul trompe quand une partie du solde expire le mois suivant. Le calendrier des demandes, les pages de gestion des demandes, le rapport de synthèse sur les congés, la fiche personnelle et la fenêtre de demande distinguent le reporté, l’expiré et ce qui expire bientôt. La personne qui demande et le responsable qui approuve lisent le même détail.
Pré-approuver, puis approuver sans conflit
En pleine campagne de congés, accepter toutes les demandes d’une même semaine peut dégarnir un service. Le responsable pré-approuve un ensemble de demandes, lance une construction de test pour vérifier la couverture, puis approuve définitivement ou revient en arrière. Le personnel n’est notifié qu’à l’approbation finale. La pré-approbation est activée avec votre référent BioSked.
À l’approbation, Momentum montre les affectations en conflit avec la demande. Pour chacune, le responsable choisit de la vider ou de la garder avant que l’approbation ne soit enregistrée. Une affectation vidée reste au planning, non pourvue : le besoin à couvrir reste visible.
Chaque solde retracé, de la première période de travail à la projection
La page des soldes de congés, dans les rapports, à côté du rapport de synthèse sur les congés, trace chaque solde depuis la première période de travail jusqu’à aujourd’hui, puis le projette dans l’avenir, avec les expirations et ce que le plafond de report a retenu.
Chacun voit le sien ; les responsables choisissent une personne. Quand un solde est contesté, la réponse se lit sur la page. La page des soldes est activée avec votre référent BioSked.
Les soldes dans l’application mobile, si l’établissement le décide
Dans l’application mobile, chacun peut voir les congés qui lui restent et jusqu’à quand, et comment chaque solde s’est construit. Le solde de récupération y figure aussi, avec pour chaque période fiscale les heures planifiées et, si vous utilisez le pointage, les heures pointées.
Cet affichage est activé avec votre référent BioSked, puis reste une option de l’établissement, désactivée par défaut.
Preuve terrain
Au CHU d’Angers, les désidératas, les absences et les échanges des 52 praticiens des urgences et du Samu passent par l’application mobile, et chaque demande validée met à jour les plannings (étude de cas, 2023). Au total, plus de 250 organisations de santé utilisent Momentum, sur plus de 1 000 sites, dans neuf pays.
Questions fréquentes
Que deviennent nos règles d’acquisition actuelles ?
Les acquisitions annuelles existantes migrent vers une politique de congés par terme de contrat. Vous réglez ensuite le report et l’expiration de chaque règle.
Peut-on plafonner le report des congés annuels sans plafonner l’ancienneté ?
Oui. Le report et l’expiration se règlent règle par règle, et un terme de contrat peut porter plusieurs politiques de congés.
Les politiques de congés valent-elles pour toutes les équipes ?
Oui. Elles se rattachent aux termes de contrat, quel que soit le métier : médecins, infirmiers, manipulateurs, secrétaires, agents d’accueil.
Chacun voit-il son propre solde de congés ?
Oui, sur la page des soldes de congés, et dans l’application mobile si l’établissement active cette option, désactivée par défaut. Les responsables, eux, choisissent la personne dont ils consultent le solde.
Ces fonctions sont-elles déjà actives dans notre Momentum ?
Pas forcément. Les politiques de congés, le report et l’expiration, la page des soldes et la pré-approbation des demandes sont activés avec votre référent BioSked. Les soldes dans l’application mobile sont en plus une option de l’établissement, désactivée par défaut.