Roostersoftware kiezen: twaalf vragen voor de vakgroep
Laat iedere leverancier dezelfde lastige dienstruil oplossen: een collega neemt de nachtdienst over, maar staat de volgende ochtend op de poli. Vraag welke waarschuwing verschijnt, welke taak onbezet blijft en wie bericht krijgt. Vergelijk daarna de koppelingen, invoering en kosten.
In Momentum legt u per dienst vast wie ervoor in aanmerking komt, op welke tijden en onder welke regels. De software stelt daarmee een rooster voor. De roosteraar bekijkt de bezetting en de openstaande diensten en beslist. De Nederlandse gids voor het dienstrooster van artsen helpt deze uitgangspunten voor te bereiden.
Vraag een demo aan met de regels van uw vakgroep en neem ook een geval mee waarvoor u geen passende bezetting vond.
Stuur vooraf een korte beschrijving van uw vakgroep
Zet de taken, ANW-diensten, locaties en werktijden op papier. Voeg de afgesproken deelname, competenties, deeltijd en roosterwensen toe. Beschrijf ook de regels voor opeenvolgende diensten en de dag erna, zoals uw organisatie die heeft vastgesteld.
Maak duidelijk wie er meedoen: specialisten in loondienst, vrijgevestigde specialisten in een MSB, AIOS en ANIOS. Leg per groep vast welke afspraken moeten worden ingericht en wie ze bevestigt. Noteer daarnaast wat HR, de salarisadministratie en andere systemen van het rooster nodig hebben.
Geef iedere leverancier dezelfde geanonimiseerde voorbeelden. Anders vergelijkt u vooral wat de leverancier heeft voorbereid.
Twaalf vragen om tijdens de demo te beantwoorden
1. Hoe voert u onze regels en verdelingsafspraken in?
Laat een regel instellen en daarna wijzigen. Vraag wat er gebeurt als een verdelingsdoel botst met beschikbaarheid of competenties. Welke keuzes maakt de software, welke afwijkingen ziet u en wie beoordeelt het voorgestelde rooster?
2. Hoe controleert u ANW-diensten met de dagtaken ernaast?
Bekijk een nachtdienst met de taak van de volgende ochtend. Laat een handmatige wijziging doen die botst met een ingestelde regel. Vraag welke waarschuwing volgt en hoe de roosteraar daarmee omgaat. Een volle dienstenlijst zegt nog niets over die controle.
3. Wat ziet u als een collega op meerdere locaties werkt?
Volg dezelfde collega door het hele rooster. Laat een overlap tussen locaties zien en vraag hoe u onbezette diensten per locatie terugvindt. Bespreek ook de tijd voor verplaatsing. Leg vast welke controle in de software zit en welke de roosteraar uitvoert.
4. Hoe volgt u een aanvraag of dienstruil tot aan het besluit?
Laat een verzoek indienen, beoordelen en terugvinden. Vraag of een testrooster mogelijk is voordat u beslist. Welke module heeft u hiervoor nodig en moet die apart worden ingeschakeld? Controleer ook wie de gewijzigde taken en de gevolgen voor de rest van het rooster beoordeelt.
5. Wat kunnen collega’s op hun telefoon doen?
Laat een gebruiker het gepubliceerde rooster openen, een aanvraag indienen en een ruil voorstellen. Controleer met een tweede gebruiker welke melding aankomt. Vraag naar de instellingen voor toegang, meldingen en de persoonlijke agenda.
6. Welke tellers ziet u na een ruil?
Kies vooraf de diensten en de periode die u wilt vergelijken. Controleer vervolgens wie de geruilde dienst op zijn naam heeft en hoe dat in het rapport terugkomt. Laat ook zien welke cijfers een collega met gewone gebruikersrechten kan inzien.
7. Welke gegevens gaan naar de salarisadministratie?
Houd geplande uren, gewerkte uren en goedgekeurde salarisgegevens uit elkaar. Vraag wie verschillen beoordeelt, welk bestand wordt geëxporteerd en hoe een correctie wordt verwerkt. Laat de salarisadministratie bevestigen dat het formaat bruikbaar is.
8. Welke koppelingen werken met onze systemen?
Vraag naar de softwareversies, de gegevens en de richting van elke koppeling. Laat de leverancier onderscheid maken tussen een werkende koppeling en een voorstel om er een te bouwen. Wie beheert de aansluiting als een systeem verandert? Wie handelt foutmeldingen bij de gegevensuitwisseling af?
9. Waar staan de gegevens en wie kan erbij?
Vraag welke persoonsgegevens worden opgeslagen, waar ze staan en welke partijen erbij kunnen. Laat ICT en de functionaris gegevensbescherming de antwoorden en contractstukken beoordelen. Vraag ook naar bewaartermijnen, toegangsrechten en het terugkrijgen van uw gegevens.
10. Wie doet het werk bij de invoering?
Laat een invoeringsplan maken met namen of functies aan beide kanten. Wie vertaalt uw afspraken naar instellingen? Wie controleert een proefrooster? Hoe worden roosteraars en collega’s opgeleid, en wie helpt na de start? Reserveer daarvoor tijd van uw eigen team.
11. Wat zit in het contract en de totale kosten?
Vergelijk offertes voor dezelfde teams, locaties, modules en koppelingen. Neem inrichting, opleiding, beheer en latere uitbreiding mee. Vraag naar looptijd en opzegging, en naar de ondersteuning bij het overdragen van gegevens aan het einde van het contract.
12. Welke ervaring is bruikbaar voor onze vakgroep?
Vraag om een gedateerde, gepubliceerde casestudy met vergelijkbare werkzaamheden of knelpunten. Wat vroeg veel werk bij de start? Wat zou die organisatie anders doen? Noteer bij het resultaat het land, de afdeling en het jaar van de casestudy.
Schrijf op wat u heeft gezien
Bewaar per leverancier uw praktijksituatie, wat de demo liet zien, wat nog openstaat en wie dat uitzoekt. Deel dit overzicht met de vakgroep, HR en ICT.
Leg dezelfde vragen aan Momentum voor
Laat bij de demonstratie expliciet bevestigen welke functies zijn geactiveerd. Voorlopig goedkeuren en een testrooster maken worden volgens de releasenotities van augustus 2026 per klantomgeving ingeschakeld. Ze zijn nog niet overal actief.
Toegang tot roosters en rapporten hangt af van rechten. Meldingen vragen activering en instellingen per gebeurtenis en kanaal, zoals beschreven in de Engelstalige hulp over meldingen. Voor voorbereidende salarisgegevens zijn de HR-module en activering nodig. De salarissoftware berekent de beloning; laat uw eigen export apart controleren.
Huidige interface, november 2026. Deze afbeelding toont de datumweergave, niet de werking van een koppeling of salarisexport.
Wie zitten er bij de keuze aan tafel?
Betrek de roosteraar, de vakgroepvoorzitter en collega’s die het rooster gebruiken. Laat ziekenhuis en MSB vooraf vastleggen wie binnen het project waarover beslist. Betrek HR of de salarisadministratie bij de exports, ICT bij de koppelingen en de functionaris gegevensbescherming bij de verwerking van persoonsgegevens.
Bespreek ten slotte welke controles u vandaag in een spreadsheet uitvoert. De combinatie van locaties, competenties en wijzigingen bepaalt wat lastig is, ook in een kleine vakgroep. Voor een gerichte demonstratie met modaliteiten kunt u de pagina rooster radiologie erbij pakken.