Spoed CHIREC: maandrooster van 4 dagen naar 4 tot 5 uur
Casestudy, mei 2025 · Spoedgevallen · 40.000 bezoeken per jaar · 25 tot 30 artsen · België
Dr. Frédéric Cavallotto, diensthoofd Spoedgevallen van het ziekenhuis van Braine-l’Alleud (CHIREC-groep), blikt terug op de invoering van Momentum eind 2024: de opmaak van het maandrooster daalde van 4 dagen naar 4 tot 5 uur, en het roosterbeheer kost tot 90% minder tijd.
De organisatie
Het ziekenhuis van Braine-l’Alleud maakt deel uit van de Belgische CHIREC-groep, die drie ziekenhuizen en verschillende verbonden klinieken omvat. Het ziekenhuis telt 300 bedden.
De spoedgevallendienst ontvangt 40.000 bezoeken per jaar, en over het jaar werken er 25 tot 30 artsen. Momentum werd er eind 2024 ingevoerd voor de planning van de urgentieartsen.
Voor Momentum
Voor Momentum gebeurde de planning met de hand, op papier en in Excel. Dat bracht een zware administratieve last mee, fouten in de organisatie en een eindeloze stroom e-mails.
Een maandrooster opmaken kostte 4 dagen, zonder automatisering en zonder zicht in realtime. Wensen en verlof waren moeilijk te verwerken en leidden soms tot overbezetting. Een geautomatiseerde en eerlijke tool was onmisbaar geworden.
De invoering
De spoedgevallendienst vergeleek verschillende oplossingen, waaronder Momentum, dat al in gebruik was op de dienst radiologie van CHIREC. Drie redenen gaven de doorslag:
- de aanpasbaarheid aan de medische complexiteit: meerdere contracten, meerdere specialismen, rotaties, wachtdiensten en wensen;
- de doorgedreven automatisering: verwerking van de randvoorwaarden, automatische berekening van de uren, export naar HR, waarschuwingen bij overschrijdingen;
- de toegankelijkheid: een rooster dat online op elk toestel te raadplegen is en voor het hele team in realtime wordt bijgewerkt.
De invoering verliep in stappen. Eerst werden het diensthoofd en twee referentiepersonen opgeleid voor het dagelijkse beheer. Daarna kwamen geleidelijk de online raadpleging van de roosters en het indienen van wensen via de mobiele app en het web. Ten slotte kregen de artsen die het minst vertrouwd zijn met digitale middelen gerichte begeleiding, vooral bij het invoeren van hun wensen op mobiel.
Resultaten
| Resultaat | Wat het meet |
|---|---|
| 4 dagen → 4 tot 5 uur | opmaak van het rooster, per maand |
| tot 90% | minder tijd voor roosterbeheer |
| 90 tot 100% | tevredenheid van het personeel |
Naast de tijd voor de opmaak stelt de dienst een aanzienlijke daling vast van het aantal e-mails om af te stemmen en bij te sturen. De verdeling van de uurroosters wordt als eerlijker ervaren, en er is transparantie over hoe de individuele wensen meetellen, wat de tevredenheid verhoogt.
Voor HR en de loonadministratie maakt het overzicht van de gepresteerde uren per arts, met validatie, een einde aan de fouten door de verschillende arbeidstijden. De doorstroming naar de directie en de loonadministratie verloopt vlotter, met aanzienlijk minder fouten in de lonen en minder correcties achteraf.
Ten slotte beperkt de betere verdeling van de posten de geplande uren tot een constant aantal behoeften. Door vooruit te plannen en de middelen per activiteit fijner te verdelen, wordt bespaard op de uitbetaalde bedragen.
“Ik had niet verwacht dat Momentum zo’n impact zou hebben. Het is duidelijk, vlot en geautomatiseerd. Ik ben onder de indruk van het vermogen van de tool om zo geoptimaliseerde roosters te genereren en daarbij bijna alle wensen te respecteren.”
dr. Frédéric Cavallotto, diensthoofd Spoedgevallen, ziekenhuis van Braine-l’Alleud (CHIREC)
“Ik raad Momentum aan om drie belangrijke redenen: de tijdwinst, de toegang tot de roosters in realtime, waar je ook bent, en het vermogen van de tool om aan zoveel mogelijk individuele beperkingen tegemoet te komen. Met de hand is dat niet mogelijk. Dankzij Momentum besteed ik minder tijd aan de opmaak van de roosters en kan ik voortaan meer tijd besteden aan het beheer van de dienst.”
dr. Frédéric Cavallotto, diensthoofd Spoedgevallen, ziekenhuis van Braine-l’Alleud (CHIREC)
Demo aanvragen · Momentum voor spoedgevallendiensten · Alle referenties
Citaten vertaald uit het Frans.