Met mobiel klokken klokken medewerkers in en uit via het tabblad Prikklok van de Momentum-app. Hun registraties komen terecht waar ook de web- en badgeregistraties staan: Tijdklokweergave en Tijdklokoverzicht.
Wat u nodig hebt
- De module Klokken in uw Momentum-abonnement.
- Mobiel klokken ingeschakeld via uw Customer Success-contactpersoon.
- Medewerkers met de Momentum-app 3.0.14 of later (App Store en Google Play).
Wat medewerkers zien
- Een tabblad Prikklok met hun status, de opdrachten van vandaag en één knop: Inklokken of Uitklokken.
- Vergeten in te klokken? en Vergeten uit te klokken? om een vergeten tijd in te geven en, als het helpt, een opmerking. U controleert die tijden en keurt ze goed of af.
- Op een locatie met een zone een regel die zegt of ze binnen de zone zijn.
Op een locatie met een zone leest de smartphone van de medewerker zijn locatie alleen terwijl het scherm Prikklok open is, en verstuurt hij alleen de afstand tot de locatie en de nauwkeurigheid daarvan; de coördinaten blijven op de smartphone. Een registratie wordt niet geweigerd omdat ze buiten de zone valt of geen locatie heeft: ze wordt opgeslagen en voor uw controle gemarkeerd. Op een locatie zonder zone vraagt de app nooit naar de locatie.
Iedere medewerker die zich aanmeldt in de app, krijgt het tabblad Prikklok. Na de update van de app verschijnt het tabblad vanaf de tweede keer dat de app opent, of meteen na af- en opnieuw aanmelden. Zodra mobiel klokken is ingeschakeld, verschijnt het bij de volgende opstart.
Wat niet verandert
- De webprikklok, badgelezers en het importeren van bestanden werken zoals voorheen.
- Klokken beperken door IP-adres geldt alleen voor de webprikklok, niet voor de app.
- Het geregistreerde uur is het uur van Momentum in de tijdzone van uw hoofdlocatie, nooit de klok van de smartphone.
Instellen, stap voor stap
- Noteer vóór de inschakeling hoeveel tijd u vandaag besteedt aan het corrigeren van registraties en het voorbereiden van de loonverwerking.
- Bepaal op welke locaties u de positie wilt controleren en stel voor elk een zone in (zie "Een zone instellen voor een locatie"). Dit is optioneel.
- Gebruikt u toleranties, stel ze dan in samen met uw Customer Success-contactpersoon (zie "Kloktoleranties instellen").
- Informeer medewerkers en uw personeelsvertegenwoordigers voor u start (zie hieronder).
- Vraag enkele medewerkers om in en uit te klokken met hun smartphone en controleer hun registraties in Tijdklokweergave.
- Laat de eerste loonmaand naast uw huidige manier van registreren lopen. Vergelijk daarna de registraties per bron (de kolom IP-adres toont Mobile voor de app), het aandeel gemarkeerde registraties en de correcties, en stem geplande, geklokte en getelde uren op elkaar af. Stop de oude methode pas nadat u die afstemming hebt goedgekeurd.
Medewerkers en personeelsvertegenwoordigers informeren
Uw organisatie beslist hoe klokgegevens worden gebruikt en is ervoor verantwoordelijk (verwerkingsverantwoordelijke). BioSked verwerkt ze in uw opdracht (verwerker). Vertel medewerkers voor de start wat er wordt geregistreerd en waarom, en zet de stap die uw land vraagt:
- Frankrijk: vanaf 50 werknemers wordt het CSE vóór de beslissing geïnformeerd en geraadpleegd (art. L2312-38); werknemers worden altijd geïnformeerd (art. L1222-4).
- België: volg de informatie- en raadplegingsprocedure die van toepassing is (ondernemingsraad, drempels van cao nr. 39, arbeidsreglement).
- Nederland: de ondernemingsraad moet instemmen voor het systeem wordt ingevoerd (WOR, artikel 27 lid 1 onder l).
- Zwitserland: informeer en raadpleeg het personeel of zijn vertegenwoordigers (Arbeitsgesetz, art. 48).
Uw organisatie gaat na wat in haar situatie van toepassing is. Ze neemt de verwerking ook op in haar register van verwerkingsactiviteiten en beslist, met haar functionaris voor gegevensbescherming als ze er een heeft, of een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) nodig is. Uw Customer Success-contactpersoon kan u een aankondigingsmodel en een informatieblad van één pagina voor personeelsvertegenwoordigers bezorgen.
Vragen? Neem contact op met uw Customer Success-contactpersoon.