Cas client · Étude de cas — 2022
IRIS GRIM : d’un outil de planification maison à Momentum pour 45 radiologues nantais
Fabienne Tual et Marie-Aline Douceau, gestionnaires de planification, et Bernard Bensadoun, directeur d’IRIS GRIM, reviennent sur le remplacement d’un outil de planification développé en interne par Momentum, à l’échelle d’un groupement en croissance.
L’organisation
IRIS GRIM est un groupement de radiologues nantais créé il y a près de 20 ans, qui poursuit son développement sur et autour de l’agglomération nantaise en agrégeant régulièrement de nouveaux cabinets.
Le groupe compte 45 médecins radiologues et 240 autres professionnels de santé, dont 120 manipulateurs en électroradiologie, répartis sur les cabinets d’imagerie médicale de ville et sur les plateaux lourds des 4 plus importantes cliniques de Nantes. Il exploite en propre 15 modalités d’imagerie en coupe et 8 sites de cabinets libéraux de ville, et partage un scanner haut de gamme et une IRM 3T avec le CHU de Nantes dans le cadre d’un GIE.
Avant Momentum
Conscient très tôt des enjeux de la planification et de l’affectation des médecins sur chaque vacation, IRIS GRIM avait développé un outil propriétaire, Easy Planning, pensé par deux médecins du groupe. Parfaitement fonctionnelle sur l’effectif du début, cette solution sur mesure devenait un véritable casse-tête, chronophage, à mesure que le nombre de radiologues augmentait.
Pour regagner du temps médical, la gestion des plannings a été repensée en 2020 et confiée en partie à un pool administratif placé sous l’autorité de deux médecins désignés par la communauté médicale et chargés des arbitrages. La croissance du groupe et l’évolution des modalités d’imagerie en coupe ont mis en lumière le besoin d’un outil plus agile, plus automatisé, ne nécessitant pas de retraitements aussi importants. Débute alors la recherche d’un couple logiciel-éditeur rompu au domaine de l’imagerie, ayant fait ses preuves auprès d’importantes structures de radiologie, avec un recul de plusieurs années.
La mise en place
Momentum par BioSked s’est imposé du fait de sa notoriété et de sa spécialisation dans la planification d’activité pour les professionnels de santé. La connaissance et la maîtrise du secteur de l’imagerie médicale ont été des critères déterminants ; au-delà, l’ergonomie, l’appropriation du logiciel par l’équipe planning et la simplicité de substitution d’Easy Planning par Momentum ont été des facteurs fondamentaux dans le passage d’une solution sur mesure à une solution plus industrialisée.
La transition a été gérée de manière progressive au moment de la mise en production : les radiologues ont pu, pendant quelque temps, accéder à leur ancien logiciel en parallèle pour continuer à consulter leurs plannings dans les conditions qu’ils connaissaient. Lorsque Easy Planning a été définitivement arrêté, cela n’a généré aucun mécontentement. La formation assurée par l’équipe Momentum et l’accompagnement au démarrage ont rendu les choses plus simples et concrètes.
Résultats
La diminution des retraitements divers et des interventions manuelles est significative, avec une baisse considérable du temps passé sur la répartition des vacations — notamment via la réduction des heures supplémentaires.
La gestion des plannings-types, la proposition de médecins pour des remplacements, l’application mobile et l’intégration aux calendriers personnels se sont imposées comme des fonctionnalités indispensables. Momentum a apporté une simplification de la communication et une meilleure visibilité des plannings.
Depuis Momentum, la planification automatique des vacations, les déplacements des médecins, autant sur leurs vacations que d’un site à un autre, sont beaucoup plus rapides et très faciles à intégrer. La communication des plannings est, elle aussi, très fluide. Nous constatons une diminution conséquente des actions manuelles par rapport à ce qu’elles étaient dans Easy Planning.
Le choix de Momentum comme outil de planification assistée s’est avéré très rapidement pertinent. Le modèle économique « coût à l’usage » est avantageux et il offre une flexibilité très appréciable.
Le déploiement, l’ergonomie, la simplicité d’utilisation sont vraiment des avantages indéniables que vous apportez avec Momentum par BioSked.