Cas client · Étude de cas — 2023
Hôpital Européen de Marseille : jusqu’à 95 % d’automatisation des plannings d’anesthésie
Le Dr Jean-Marc Stordeur, anesthésiste-réanimateur en charge des plannings des médecins et des IADEs depuis 2013, revient sur l’automatisation de la planification du service : jusqu’à 95 % du planning des MAR et des IADEs est désormais construit automatiquement, à partir des plannings types des blocs.
L’organisation
L’Hôpital Européen est né le 19 août 2013 de la fusion des hôpitaux Ambroise Paré et Paul Desbief, deux établissements de santé marseillais réputés pour la qualité des soins et des relations humaines, fondés respectivement en 1846 et 1914 et rapprochés à partir de 2004.
Le service d’anesthésie-réanimation se compose d’environ 20 médecins et 10 IADEs.
Avant Momentum
Depuis une dizaine d’années, le Dr Stordeur construisait manuellement le planning de l’ensemble des MAR et des IADEs sous Excel, sur une vacation administrative hebdomadaire dédiée — et sur son temps personnel. Avec l’évolution du groupe, passé de quelques anesthésistes à près d’une vingtaine, les changements de plannings de dernière minute, les fermetures de salles en raison d’absences et les changements de blocs des chirurgiens, la planification manuelle débordait de 4 à 6 heures par semaine sur son temps personnel.
L’équité était l’élément de base de la génération du planning, à laquelle s’ajoutaient les désidératas de chacun et les règles de l’établissement. Plutôt que de dédier une deuxième vacation administrative, le groupe a décidé d’investir dans une solution de planification automatique afin de libérer du temps médical et, par conséquent, de réduire et d’optimiser ses coûts.
La mise en place
Le déploiement a été rythmé par des réunions hebdomadaires avec le chef de projet dédié de l’équipe Momentum, l’automatisation de la planification étant jusque-là inconnue de l’établissement. L’approche retenue : construire les plannings d’équipe à partir des plannings types des blocs avec les chirurgiens, en incorporant les règles de l’établissement ainsi que les contraintes et désidératas des médecins et des IADEs.
Désormais, le Dr Stordeur ne gère manuellement que la mise à jour du planning de bloc avec la présence des chirurgiens en amont ; Momentum construit ensuite automatiquement le planning hebdomadaire des MAR et des IADEs.
Résultats
Après plusieurs semaines d’utilisation, la lecture des vacations est devenue très rapide grâce aux vues par spécialité et aux filtres d’affichage des plannings. Momentum détecte par ailleurs les erreurs de planification lors des changements manuels : un médecin ne peut plus être positionné sur deux vacations non compatibles sans que l’administrateur soit alerté — la réduction des doublons était l’un des objectifs initiaux.
Après un mois, les équipes se sont elles aussi habituées à la planification automatique et à l’application mobile : elles utilisent la bourse aux activités et déposent leurs requêtes de congés, leurs disponibilités ou encore les heures supplémentaires effectuées depuis le mobile.
L’expertise du chef de projet était très intéressante et poussée. Cela m’a permis d’atteindre jusqu’à 95 % d’automatisation de la planification des anesthésistes-réanimateurs et des IADEs !
Désormais, je ne m’occupe manuellement que de la mise à jour du planning de bloc avec la présence des chirurgiens en amont et ensuite, Momentum construit automatiquement le planning hebdomadaire des MAR et IADEs. C’est un gain de temps inestimable ! C’est exactement ce que je cherchais et toutes les équipes en sont satisfaites.
Je ne peux plus avoir un médecin sur deux vacations non compatibles en même temps sans que Momentum m’alerte. C’est une source de stress en moins.