Cas client · Étude de cas — 2023
Au CHU d’Angers, le planning de 52 praticiens partagés entre urgences et Samu est automatisé
Le Dr Thomas Boishardy, praticien hospitalier et administrateur des plannings du département de médecine d’urgence, revient sur l’automatisation de la planification de 52 praticiens dont l’activité est partagée entre les urgences et le Samu.
L’organisation
Avec près de 6 700 hospitaliers, le CHU d’Angers est l’un des premiers opérateurs de santé de sa région ; il comporte plusieurs centres de référence et de ressources pour des pathologies complexes.
Son département de médecine d’urgence compte une cinquantaine de praticiens dont l’activité est partagée entre les urgences et le Samu.
Avant Momentum
Le planning était initialement géré sur un fichier Excel conçu par les précédents responsables plannings, très contraignant à remplir pour la construction des plannings. Avec la croissance de l’activité, il était devenu évident pour les responsables plannings qu’un logiciel était nécessaire pour combler les manques d’automatisation sur les tâches répétitives et faciliter les prises de décision.
La tâche était complexe : 52 praticiens avec leurs particularités propres et des activités partagées entre les urgences et le Samu, une bonne distribution des gardes et des week-ends à garantir pour satisfaire l’ensemble des médecins, et une équité difficile à obtenir manuellement — elle demandait de nombreuses vérifications qui n’étaient pas faciles à suivre.
La mise en place
Momentum était déjà présent dans le service d’anesthésie du CHU d’Angers ; l’opportunité s’est présentée de collaborer une nouvelle fois. L’objectif principal : automatiser la création de tous les plannings afin de réduire au minimum le temps dédié à leur gestion, et libérer l’administrateur du suivi de toutes les particularités individuelles.
L’adhésion des utilisateurs n’a pas posé de difficulté : les praticiens étaient eux aussi favorables à une solution de planification automatisée, conscients de la complexité de la gestion manuelle d’un planning soumis à de nombreuses contraintes, comme l’équité sur les week-ends.
Résultats
Les administrateurs plannings bénéficient d’une centralisation automatique de toutes les données liées aux plannings : comptes d’heures, vacations, gardes, absences. Les désidératas, les absences et les échanges d’affectations des praticiens sont désormais gérés dans l’application mobile ; toute requête validée par l’administrateur met à jour les plannings sur toutes les plateformes automatiquement.
L’ensemble de ces étapes, simplifiées et automatisées dans Momentum, offre un gain de temps considérable par rapport aux fichiers Excel qui servaient auparavant de plannings. Le recueil de témoignages urgences publié par BioSked fait état d’une satisfaction du personnel de 95 à 100 % pour ce département, client depuis 2021.
Aujourd’hui tout est au même endroit et accessible sur internet, en tant qu’administrateur de Momentum pour le DMU, je n’ai rien à faire si ce n’est à me connecter pour accéder à toutes les demandes des praticiens et gérer mes plannings.
Momentum est un logiciel de planification qui est extrêmement complet et à partir du moment où on y consacre un peu de temps, on parvient à le maîtriser et à répondre à tous les besoins de planification d’un service d’urgence. Je reste persuadé que le planning d’un service d’urgence fait partie des plannings les plus compliqués à mettre en place dans un hôpital.