Cas client · Étude de cas — mai 2025
Aux urgences du CHIREC, la construction du planning mensuel passe de 4 jours à 4–5 heures
Le Dr Frédéric Cavallotto, chef du service des urgences de l’hôpital de Braine-l’Alleud (groupe CHIREC), revient sur le déploiement de Momentum fin 2024 : une construction du planning mensuel réduite de 4 jours à 4–5 heures, et jusqu’à 90 % de temps d’administration des horaires en moins.
L’organisation
L’hôpital de Braine-l’Alleud appartient au groupe belge CHIREC, qui regroupe trois hôpitaux ainsi que plusieurs cliniques associées. L’établissement dispose d’une capacité d’accueil de 300 lits.
Son service des urgences accueille 40 000 passages par an, avec 25 à 30 médecins qui y travaillent sur l’année. Momentum y a été déployé fin 2024 pour la planification des urgentistes.
Avant Momentum
Avant Momentum, la planification se faisait manuellement, sur papier et sur Excel. Elle entraînait une lourde charge administrative, des erreurs d’organisation et des échanges de mails incessants.
Il fallait 4 jours pour établir un planning d’un mois, sans automatisation ni visibilité en temps réel. Les désidératas et les congés étaient difficiles à intégrer et généraient parfois des sureffectifs. Un outil automatisé et équitable était devenu indispensable.
La mise en place
Le service des urgences a comparé plusieurs solutions, dont Momentum, déjà en place dans le service de radiologie du CHIREC. Trois raisons ont conduit au choix : l’adaptabilité à la complexité médicale — gestion multi-contrats, spécialités multiples, rotations, gardes et désidératas —, l’automatisation avancée — intégration des contraintes, calcul automatique des heures, export pour les RH, alertes de dépassements — et l’accessibilité, avec un planning consultable en ligne sur tous supports et mis à jour en temps réel pour toute l’équipe.
L’implémentation s’est faite par étapes : formation du chef de service et de deux référents pour la gestion quotidienne, mise en place progressive de la consultation en ligne des plannings et du dépôt des désidératas via l’application mobile et web, puis accompagnement spécifique des praticiens les moins familiers avec le numérique, notamment pour la saisie des désidératas sur mobile.
Résultats
Au-delà du temps de construction, le service constate une réduction significative du volume d’e-mails liés aux échanges et aux ajustements, une meilleure équité perçue dans la répartition des horaires et une transparence sur la prise en compte des désidératas individuels qui améliore la satisfaction.
Côté RH et paie, la visualisation des heures effectuées par les praticiens, avec validation, met fin aux erreurs liées aux différents temps de travail. La transmission à la direction et aux services de paie est fluidifiée, avec une réduction significative des erreurs sur les salaires et moins de corrections a posteriori.
Enfin, la meilleure répartition des postes réduit les heures planifiées à un nombre de besoins constants ; l’anticipation et la répartition plus fine des ressources par activité se traduisent par des économies sur les montants versés.
Je ne m’attendais pas à ce que Momentum ait un tel impact. C’est clair, fluide, automatisé. Je suis impressionné par la capacité de l’outil à générer des plannings aussi optimisés en respectant presque tous les souhaits.
Je recommande Momentum pour trois raisons importantes : le gain de temps, l’accès en temps réel aux plannings n’importe où, et la capacité de l’outil à satisfaire un maximum de contraintes individuelles. Ce n’est pas possible à faire manuellement. Grâce à Momentum, je passe moins de temps sur la construction des plannings, et je peux désormais consacrer plus de temps sur la gestion du service.